§1 Syfte
§2 Föreningens ställning – associationer
§3 Medlemskap
§4 Medlemsavgifter
§5 Verksamhets- räkenskapsår
§ 6 Föreningens säte
§7 Styrelsens sammansättning, val och arbetssätt
§8 Årsmöte
§9 Ekonomiskt arbetssätt
§10 Ändring av stadgar
§11 Arbetsgrupper och etiskt reglemente
§12 Ansvarig för dataregister
§13 Uteslutning ur föreningen
§14 Upplösning av föreningen
§1 Syfte
Svenska intensivvårdsregistret har som syfte att utan egen vinning som en ideell förening driva ett nationellt kvalitetsregister för intensivvård i Sverige i egen regi eller som upphandlad tjänst för att följa och höja kvaliteten på svensk intensivvård inom utvalda kontinuerligt uppföljda områden. Svenska intensivvårdsregistret skall dessutom främja metodutveckling och forskning inom intensivvården, framför allt inom epidemiologi, men även andra riktade områden där ett deltagande av många centra är en förutsättning för genomförande av högkvalitativa vetenskapliga studier.
Åter...
§2 Föreningens ställning - associationer
Svenska Intensivvårdsregistret är en självständig förening, men som sådan en associerad förening till Svensk Förening för Anestesi och Intensivvård (SFAI) och kommer att följa de regler, rekommendationer och riktlinjer som gäller för nationella kvalitetsregister, samt verka för att ha gemensamma regler, riktlinjer och rekommendationer med SFAI och SFAI:s delförening för Intensivvård beslutar om.
Åter...
§3 Medlemskap
Föreningen Svenska Intensivvårdsregistret är öppet för svenska intensivvårdsavdelningar som är anslutna till Svenska intensivvårdsregistret och erlagt årsavgift till detta. Varje avdelning är separat medlem oavsett klinik-, divisions- eller annan organisationsstruktur. Medlemskapet finns i två nivåer beroende på avdelningens storlek. Gränsen mellan medlemskapets nivåer skall basera sig på antalet inskrivna IVA-patienter under året före det år medlemskapet räknas. Antal IVA-patienter per år som gräns för den högre nivån fastställs av styrelsen årligen inför debitering av aktuell årsavgift dels till föreningen och dels till registret.
Åter...
§4 Medlemsavgifter
Medlemsavgifternas storlek fastställes av årsmötet och gäller kalenderårsvis för att registret skall behandla detta års data. Utöver medlemsavgiften till föreningen gäller att varje medlem är skyldig att erlägga anslutningsavgift till det nationella kvalitetsregistret för att i enlighet med §3 ovan kunna vara medlem. Debitering sker under januari månad, men annan tid, liksom uppdelning i flera delbetalningar kan beslutas för ett år i taget av styrelsen.
Åter...
§5 Verksamhets- räkenskapsår
Föreningens verksamhetsår är kalenderår 1 januari till 31 december.
Åter...
§ 6 Föreningens säte
Föreningens organisatoriska hemvist skall vara Kristianstad, Sverige. Årsmöte kan efter beslut två år i följd besluta att ändra detta.
Åter...
§7 Styrelsens sammansättning, val och arbetssätt
Styrelsen väljs av årsmötet och skall innehålla nio personer inklusive ordföranden. Ordförande och sekreterare väljs i särskilt val. Mandatperiod är för ordförande alltid ett år, medan övriga styrelseledamöter inklusive sekreteraren skall väljas på två år i taget, dock med val av fyra ledamöter varje år. Suppleanter till styrelsen väljs ej. Då styrelseledamot avgår under innevarande år kan styrelsen om den så anser invälja ersättande styrelseledamot fram till kommande årsmöte. Styrelsens beslut om a) att invälja ledamot och b) att valet av person skall vara enhälligt och får omfatta högst två personer per år. Oavsett tid kvar på mandatet skall omval på posten ske vid nästa årsmöte. Styrelsen kan också välja att avstå från att invälja ny ledamot så länge styrelsen består av minst fem personer. Om ovanstående ej är tillämpligt måste extra föreningsstämma utlysas då styrelsens storlek understiger fem personer. Av årsmötet vald ledamot godkänner i och med valet att namn, adressuppgifter och epostadress eller motsvarande publiceras på föreningens hemsidor (motsvarande).
Styrelsen skall sammanträda minst två gånger per år. Protokoll över sammanträden skall finnas hos sekreteraren och exekutivt ansvarig tjänsteman. Samtliga protokoll får fritt anslås även elektroniskt. Förslag till styrelsen kan väckas av ledamöter i arbetsgrupper eller från anslutna medlemsavdelningar. Efter styrelsemöte besvaras varje från medlem väckt förslag minst med protokollsutdrag direkt till förslagsställaren.
Åter...
§8 Årsmöte
Årsmöte skall hållas senast under april månad och skall om möjligt samlokaliseras med lämplig sammankomst i Sverige med program inom intensivvårdsområdet. Tidpunkt för årsmötet fastställes av styrelsen som delger föreningens medlemmar kallelse senast sex veckor före årsmötet. Kallelse kan ske skriftligt eller elektroniskt och skall innehålla tid plats. Årsredovisning och dagordning, samt information om eventuella frågor för beslut på årsmötet skall delges medlemmarna skriftligt eller elektroniskt på samma sätt som kallelsen senast två veckor före årsmötet. Vid årsmötet äger anslutna avdelningar i den lägsta nivån rösträtt med en röst och i den högre nivån rösträtt med två röster som kan avges av ett eller två ombud. Ombud skall till årsmötet medföra bemyndigande från medicinskt ansvarig för avdelningen om ombudet inte själv är medicinskt ansvarig. Fullmakt för avdelning som saknar personligt ombud vid årsmötet får ej användas. I normalfallet tolkas innehav av röstsedel som bemyndigande.
Årsmötet skall inledas med val av mötesordförande, mötessekreterare och minst två justeringspersoner som ej har plats i styrelsen att jämte mötesordföranden justera protokollet. Omröstning på årsmötet sker normalt öppet, men skall om så begärs ske slutet genom röstsedlar där varje ombud som röstar skall avprickas i röstlängd, samt om en eller två röstsedlar (för de enheter med två röster) avlämnas.
Rösträtt vid årsmötet har avdelningar som senast två veckor före årsmötet har erlagt hela eller av styrelsen enligt §4 beslutad del av årsavgiften för det innevarande kalenderåret. Röstlängd i enlighet med detta skall finnas på årsmötet.
Utöver styrelse enligt § 7 väljs på årsmötet också revisor i form av en lekmannarevisor med en suppleant. Denna revision skall komplettera den revision av auktoriserad revisor som alltid skall finnas minst för det nationella kvalitetsregistrets del. Om registerdelen av föreningen bedrivs i aktiebolag räcker det att till årsmötet redovisa utdrag ur huvudbok, aktuell resultat- och balansräkning, samt granskningsutlåtande från av årsmötet vald revisor. Om möjligt synkroniseras verksamheterna så att aktiebolagets årsbokslut kan presenteras på årsmötet.
Förslag till årsmötet skall vara styrelsen till handa minst tre veckor före årsmötet så att handlingar kan tillställas medlemmarna tillsammans med övriga årsmöteshandlingar. Övriga frågor av diskussions eller informationskaraktär med kortare framförhållning än ovan får väckas, men ej beslutas om, vid årsmötet.
Åter...
§9 Ekonomiskt arbetssätt
Styrelsen utser exekutivt ansvarig tjänsteman för föreningen och det nationella kvalitetsregistret. Denna person är ensam eller om styrelsen så beslutar tillsammans med ordföranden firmatecknare var för sig. Exekutivt ansvarig tjänsteman får ej ha säte i styrelsen. Exekutivt ansvarig tjänsteman skall närvara vid styrelsemöten och har yttrande-, men ej rösträtt och skall minst varannan månad löpande rapportera skriftligen till styrelsens ledamöter angående föreningens och det nationella kvalitetsregistrets ekonomiska situation. Exekutivt ansvarig tjänsteman kan entledigas respektive väljas av styrelsen. Skulle av årsmötet vald styrelseledamot utses måste denne lämna sitt mandat och ersättas i enlighet med §7. Exekutivt ansvarig tjänsteman är ansvarig inför styrelsen för föreningens och det nationella kvalitetsregistrets ekonomi.
Inga uppdrag i Svenska intensivvårdsregistret är arvoderade. Styrelsen eller exekutivt ansvarig tjänsteman har rätten att tidsbegränsat anställa personal i föreningen och det nationella kvalitetsregistret. Regler för representation i samband med styrelsemöten och annan verksamhet fastställs varje år av styrelsen och skall i efterhand presenteras för föreningens medlemmar i årsredovisningen.
Styrelsen kan fatta beslut om att instifta stipendier om upp till 500 000 kronor årligen, dock maximerat till högst ett basbelopp per individ. Stipendierna skall användas för arbete rörande utveckling av det nationella registrets användbarhet eller IVA-epidemiologisk forskning. Stipendier kan utlysas respektive utdelas på valfri tid efter styrelsens beslut och bör, men måste inte föregås av särskild ansökan. Skriftlig redovisning av stipendiets användning skall alltid inges till föreningens styrelse via exekutivt ansvarig tjänsteman inom ett år från stipendiets utdelning. Utdelade stipendier och inkomna redovisningar skall delges föreningens medlemmar i årsredovisningen. Eventuella inriktningar till visst ämnesområde eller särskild avgränsning, t ex resestipendium kan beslutas av styrelsen för högst ett år i taget.
Åter...
§10 Ändring av stadgar
Stadgarna kan ändras av två på varandra följande årsmöten som med mer än hälften av de närvarande rösterna godkänner förslag om detta. Förslag om stadgeändring får läggas av styrelsen eller varje enskild medlemsavdelnings representant. För att förslag om stadgeändring från medlem skall behandlas av årsmötet skall förslagsställande enhet vid varje årsmöte fortsatt vara medlem.
Åter...
§11 Arbetsgrupper och etiskt reglemente
Föreningen har alltid minst två arbetsgrupper och eftersträvar att dessutom ha regionala kontaktpersoner. De två permanenta arbetsgrupperna IT-grupp och Forsknings- och Utvecklingsgrupp (FoU) skall ha minst två och högst tio personer vardera. En ledamot i styrelsen eller exekutivt ansvarig tjänsteman utses att vara ansvarig och sammankallande för respektive arbetsgrupp. Medlemmar i grupperna utses av årsmötet eller styrelsen efter beslut i frågan på årsmötet. Styrelsens ledamöter kan dock alltid ingå i grupperna oavsett årsmötets val. Ytterligare arbetsgrupper kan skapas efter beslut i styrelsen eller av årsmötet. Sådana grupper skall dock alltid omprövas i samband med årsmötet då beslut tas om behov av gruppen fortsatt föreligger.
IT-gruppen skall verka för att utveckla IT-stöd och elektronisk publicering av det nationella kvalitetsregistrets data, samt utveckla elektroniskt stöd för forskning inom intensivvårdsområdet. Gruppen har rapportskyldighet till styrelsen och exekutivt ansvarig tjänsteman. Ekonomiska beslut rörande gruppens verksamhet fattas av föreningens firmatecknare.
FoU-gruppen skall verka för kvalitetsövervakning, kontinuerlig utveckling av funktioner för utdata från det nationella kvalitetsregistret, samt kontinuerligt försöka utveckla användningsområden för kvalitetskontroll, forskning och utveckling med basen i det nationella kvalitetsregistret. Samarbete med epidemiologisk och statistisk kompetens förutsättes om inte sådan är inkluderad i gruppen. Gruppen ansvarar inom ramen för kvalitetsövervakningen för att följa och försöka eliminera tänkbara felkällor i registreringen, kontrollera använd registreringsteknik, samt för att pröva nya förslag till kompletterande permanent eller tillfällig registrering. Gruppen är likaledes ansvarig för metodologisk analys och etisk prövning av föreslagna forskningsprojekt som avser att utnyttja något av föreningens dataregister eller annan i föreningens namn insamlad information. Gruppen ansvarar för att det i varje ögonblick finns ett gällande etiskt reglemente. Etiskt reglemente kan interimistiskt beslutas av styrelsen, men skall underställas kommande årsmöte för fastställande. Gruppens etiska granskning sker helt oberoende av andra forskningsetiska kommittéer och gruppens rekommendationer gäller endast föreningens verksamhet och register. Samtliga föreslagna forskningsprojekt där information skall hämtas från föreningens verksamhet eller register skall remissbehandlas av FoU-gruppen och därefter beslutas av styrelsen. I tveksamma fall kan styrelsen besluta att hänskjuta ett ärende till kommande årsmöte där beslut fattas med enkel majoritet. Ärende som avgjorts av styrelsen kan överklagas av medlem till kommande årsmöte inom en månad efter det att styrelseprotokollet justerats och gjorts elektroniskt tillgängligt för medlemmarna. Sådant överklagande skall ske skriftligt och motiveras. Vid kommande årsmöte krävs i sådant fall absolut majoritet för att ändra styrelsens beslut.
Varje sammankomst i respektive grupp skall dokumenteras med minst enklare minnesanteckningar. Dessa delges styrelsen, exekutivt ansvarig tjänsteman och förvaras hos sekreteraren och exekutivt ansvarig tjänsteman på samma sätt som styrelseprotokollen.
Åter...
§12 Ansvarig för dataregister
Juridiskt ansvarig för föreningens samtliga dataregister är föreningens ordförande.
Åter...
§13 Uteslutning ur föreningen
Ansluten avdelning kan uteslutas av årsmöte med absolut majoritet om man gravt överträtt föreningens etiska reglemente eller på annat sätt använt registerinformation på ett sätt som står i direkt konflikt med föreningens syften och strävanden eller för att misskreditera annan ansluten avdelning. Uteslutning gäller för tid som beslutas av årsmötet, dock minst ett år, men kan prövas för att eventuellt upphävas av styrelsen om ansökan görs av sjukhusledningen för den aktuella enheten som troliggör att åtgärder för att förhindra upprepning har vidtagits. Beslut i sådan fråga får fattas av styrelsen som också fattar beslut om prövotid i sådant fall om minst två år. Vid upprepad förseelse kan styrelsen i sådant fall omedelbart utesluta avdelningen och hänskjuta till kommande årsmöte att fatta beslut om tid för uteslutning.
Åter...
§14 Upplösning av föreningen
Föreningen kan upplösas av två på varandra följande årsmöten om en absolut majoritet av anslutna medlemmar beslutar därom. Föreningen upplöses likaledes i samband med eventuell konkurs.
Åter...